دانلود فایل ورد مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS

    —         —    

ارتباط با ما     —     لیست پایان‌نامه‌ها

... دانلود ...

بخشی از متن دانلود فایل ورد مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS :

سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS

چكیده
ایندانلود فایل ورد مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS را پوشش می‌دهد. از آنجا كه MIS تركیبی از سه پدیده سیستم، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میكند. به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS مبحث دیگر مقاله، درباره آن می‌باشد. متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبكه، برنامه‌نویس‌ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است. بعد از بررسی اجزای MIS به سیستم‌های اطلاعات مدیریت در حالت كلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS)، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره بر روی این سیستم‌ها دیگر مبحث مقاله می‌باشند. آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذكر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب كنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوكراسی یا اطلاع‌سالاری می‌باشد.

مقدمه
موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می‌باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می‌باشد همانطور كه می‌دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی كنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-كاهش هزینه ها، كه خودیك سیاست رقابت صادراتی می‌باشد.برای لحاظ كردن این دواستراتژی به كاربردن سیستم‌های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می‌نماید.
مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی كه به عنوان داده‌های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم‌های مدیریت وابزارهای كنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا كرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه كلی عنوان كرد:1-كنترل سنتی 2-كنترل بروكراتیك 3-كنترل كاریزماتیك 4-كنترل اینفورماتیك.

درساختاهای سنتی فئودالی، كنترل ازطریق سنت، ادراك واعمال می‌شد، مقامات كنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می‌گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار كنترلی راچون سنت بود می‌پذیرفت وبدان گردن می‌نهاد. دروضعیت كاریزماتیك، كنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می‌گردید. دراین حالت، رهبران كاریزما، شیوه عمل را انتخاب می‌كردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می‌كردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروكراسی، كنترل درساختارسازمانی تعبیه می‌شد، ساختاری كه برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوكراسی، كنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد كرده است واینفوكراسی می‌تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبكه‌های الكترونیكی بدست آورد. ازسیستم‌های خبره، استفاده كند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).

باتوجه به ویژگی خطیرسیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم‌ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریكا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً كارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشركت یا موسسه برای برنامه ریزی‌های آینده وتصمیم گیری می‌باشد این مدیر برای گردآوری داده‌ها وپردازش آنها نیاز به سیستم‌های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم‌های خبره می‌باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امكانات سیستم‌های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده كند كه لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می‌باشد.

درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت كتابخانه كه بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، كارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم كتابخانه ارائه دادند كه بر اساس مسائل تصمیم گیری ممكن در كتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شكل گرفته بود. بومر و كروبا (1983) شش حوزه كلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی كرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و كتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین كتابخانه‌ای و امكانات فیزیكی. بطوركلی می‌توان گفت كه گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت كتابخانه می‌باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهیم سیستمها
سیستم، گروهی از عناصر می‌باشد كه به خاطر خواسته مشترك رسیدن به یك هدف با هم تركیب شوند (Mcleod 1998,12).مثلاً دریك مركز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترك كه همان ارائه اطلاعات به كاركنان یا مدیران آن موسسه می‌باشد باهم تركیب می‌شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مكانیسم كنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریكه حركت سیستم بطوری است كه درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مكانیسم كنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می‌دهد. مكانیسم كنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می‌شود. بطوریكه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم كسب می‌كند وآن رابرای مكانیسم كنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد. مكانیسم كنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می‌شود تا وقتی كه سیستم لازم است

عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12). وقتی سیستم ما یك مركز اطلاعاتی چون كتابخانه می‌باشد دروندادها، كتابها، مجلات، منابع الكترونیك و….می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع كتابخانه ای مذكور را به برونداد كه همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وكارآمدتر به مراجعان وكاربران می‌باشد، تبدیل می‌كند.مكانیسم كنترل دراینجا رئیس یا شخصی است كه آن ارتباط میان این مراكز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است كه شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف كتابخانه مذكور مرتبط می‌كند.

هر سیستمی می‌تواند عملیات خود را كنترل كند. یك سیستم بدون مكانیسم كنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یك سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یك سیستم با سه عنصر كنترل (اهداف، مكانیسم كنترل وحلقه بازخورد) یك سیستم حلقه بسته نامیده می‌شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطوركه می‌دانیم حلقه‌ای كه بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم‌ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می‌كنند: سیستمی كه با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی كه با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یك سیستم بسته است. البته قابل ذكراست كه سیستم كاملاً بسته وجود ندارد. یك زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می‌باشد. مثلاً دریك اتومبیل یك سیستم كلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم‌های فرعی،

سیستم‌های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یك سیستم دیگر است كه درون آن هم سیستم دیگری بنام كاربراتور قرار دارد. وقتی كه یك سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می‌باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می‌شود. برای مثال سیستم دولتی یك شهر یك سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیك سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یك استان یا ایالت می‌باشد كه آن هم خود یك زیرسیستم دولت ملی می‌باشد. یك شركت تجاری یك سیستم فیزیكی می‌باشد. این شركت ازمنابع فیزیكی تشكیل یافته است. یك سیستم ادراكی، سیستمی است كه از منابع ادراكی (فكری) چون اطلاعات وداده‌ها برای نشان دادن یك سیستم فیزیكی استفاده می‌كند. یك سیستم ادراكی عموماً یك تصویر ذهنی درذهن مدیر می‌باشد مانند تصاویر یا خطوطی كه برروی یك برگه كاغذ یا درشكل الكترونیكی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24).

روش سیستم‌ها ودیدگاه سیستمی
بطوركلی هرموسسه ای برای تداوم جریان كاری خود نیازبه یك دید سیستمی دارد. دیدسیستمی كه همه بخش‌های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مكانیسم كنترل وحلقه بازخورد، زیرنظرداشته ویك نوع یكپارچگی درتصمیم‌گیری، كه لازمه موفقیت یك مؤسسه می‌باشد، بوجود می‌آورد كه اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش‌های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل كسانی هستند كه محیط خودرا شناخته وسیستم‌های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملكرد وشبكه‌های ارتباطی خوب را با كارمندان خودتشخیص داده اند. تمام اینها اجزاء پذیرش یك تفكرسیستمی است. اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می‌شود. (مك لوید 1378، 136).

حل كنندگان مسائل بازرگانی جزواولین كسانی نبودند كه به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیكی چون فیزیك‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می‌گردد. این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات كنترل شده مطالعه كردند (مك لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می‌باشند كه به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشكل گرفتن موسسه به عنوان یك سیستم می‌باشد درمرحله دوم باید ازآنجا كه هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد،

محیط موسسه درك شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می‌رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت كلی وداده‌های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش كرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می‌باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می‌باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وتركیب می‌رسیم. اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل‌های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل‌های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می‌باشد كه همان مكانیسم كنترل در روش سیستمی می‌باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند كه اگریك مدیرسازمان خودرابه عنوان یك سیستم درنظرگیرد، مكانیسم حل مسأله آنها آسانتر وكارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذكر شد كه ایده مشاهده هرچیری به عنوان یك سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یك نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یك وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است.

این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یك زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راكه اشاره به فرمالیته كردن اصولی كه درسیستم‌ها عموماً بكارمی روند،چه ماهیت عناصر شكل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری كرد. بعدها درسال 1956 كنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم‌ها را به یك روش دیگر ارائه كرد. بولدینق دورویكرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم‌ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یك مدل چكیده چیزی است كه یك موجود (entity) نامیده می‌شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیكی، داستان وار، گرافیكی وریاضی، همه این مدلها به كاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار كردن با «موجود» رامی دهد، كه ازاین طریق،دیگر عناصرهم درك می‌شوند. یك مدل عمومی سیستم‌های شركت می‌تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بكاررود

، اما نمی‌توان انتظارداشت كه یك مدل برای یك سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی كه فردتازه فارغ التحصیل شده وكارش را شروع كند، آشكار می‌شود. مدل به فردبرای تنظیم شركتش كمك خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره‌های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد كرد،به این علت كه مدل یك تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدكرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم كه بهترین سیستم‌ها درصورتیكه كاربران آن را بكارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم‌های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یك سیستم یا مدل استفاده می‌شود.

چرخه حیات سیستم
هرزیرسیستمی در سیستم‌های‌های اطلاعاتی رایانه‌محور مانند یك ارگانیسم زنده می‌باشد:آن متولد می‌شود، رشدمی كند، تا به بلوغ می‌رسد، عمل می‌كند ونهایت می‌میرد. این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم[2] (SLC) نامیده می‌شود وشامل مراحل ذیل می‌باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به كاربردن.دوره حیات یك سیستم مستلزم گذراز مراحل استانداردی است كه هریك به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد. سیستم ممكن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط كمترمفید وموثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی كه برای یك سیستم جدید برنامه ریزی می‌شود، نقایص زیادترگردد. مرحله نهایی دوره حیات یك سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هریك ازاین مراحل درسیستم‌ها متفاوت است

(رولی 1380،9-198). البته قابل ذكراست چون كه امروزه اكثرسیستم‌ها بصورت رایانه‌ای طرح ریزی می‌شوند ورشد رایانه وفن‌آوریها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانه‌ای نسبتاً كوتاه می‌باشد. اصل اساسی تجزیه وتحلیل یك سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیك سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی1370،313). امروز برای نشان دادن چرخه حیات یك سیستم ازمنحنی‌ها استفاده می‌كنند وبه آن منحنی عمومی حیات یك سیستم می‌گویند این مدل دارای چهارجزء ومرحله متفاوت است كه دركارآیی هرسیستمی تأثیر بسزایی دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاك (deterbation) (مومنی 72-314)

اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده‌ها ماابتدا تعریفی ازاین دوراارائه می‌نماییم:داده‌ها شامل واقعیتها واشكالی هستند كه برای كاربر، بی‌معنی می‌باشند. وقتی كه این داده‌ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می‌شوند. پس اطلاعات، داده‌های پردازش شده یا داده هایی با معنی می‌باشند. تبدیل داده‌ها به اطلاعات توسط یك پردازنده اطلاعات انجام می‌شود. پردازنده اطلاعات یكی از عناصر كلیدی سیستم ادراكی است. پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا تركیبی ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسیستم‌های سازمانی مختلط انسان وماشین ازمنابع زیرتغذیه می‌شود:1-دستیابی اطلاعات محیط عملكرد مدیریت2-روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملكرد سیستم‌های‌های عامل3-روشهای انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیره‌سازی وبازیابی.

امروزه اطلاعات برگ‌برنده شركتهای بزرگ تجاری می‌باشد. ازآنجا كه گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شركتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممكن می‌باشد پس از آنها به سیستم‌های اطلاعاتی برای پركردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است كه لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم‌های اطلاعاتی یكپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم كردن اطلاعات برای استفاده كاوشگران اطلاعات می‌باشد. مدیران، همچنین به یكی از دوسبك متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشكل استفاده می‌كنند. سبك سیستماتیك (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشكل،مانند روش سیستمها دارد. سبك حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص،

تغییر می‌دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا كه نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات می‌داند كه اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن كنترل شود. اطلاعات به صرف اینكه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یك مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می‌شود زمانی كه مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می‌باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مك لوید 1378،34).

افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی كه درمورد داده‌ها وجود دارد، لیكن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست. یك نكته مهم درطراحی سیستم‌های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، كارمشكلی است اما طراحی سیستم‌ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریك مجموعه است.
سیستمهای اطلاعاتی
همانطور كه ذكرشد به علت گستردگی وپیچیدگی موجوددرسیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی كه به كمك ابزارهای رایانه‌ای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات وپردازش سیستم‌های می‌پردازند روآورده اند. البته سیستم‌های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند كه بتوانند فكركنند،

برنامه ریزی كنند وبه چگونگی تغییرات واكنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد كه این سیستم هارا اداره می‌كنند وجود دارد. وباید توجه داشت كه فقط یك اقلیت كوچكی ازاین افراد عملاً سیستم‌های رایانه‌ای یا سیستم‌های فن‌آوری اطلاعات را طراحی می‌كنند. تعداد زیادی از این افراد كاربر نهایی هستند مانند مدیران، كاركنان اداری ودیگران كه از رایانه در زمینه‌های شغلی خود استفاده می‌كنند (Curtin et al 1998,23). انبوه اطلاعاتی كه درپایگاههای داده شركتها ذخیره می‌شود اكثراً آنقدرزیادهستند كه برای مدیران، بی معنی (وغیرقابل استفاده ) می‌شوند. این آنارشی وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نیازبه یك سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن می‌باشد.

سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یك قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می‌دادند. وقتی میزان دادوستدها اندك وتعداد افرادی كه بایكدیگر ارتباط برقرارمی كنند، انگشت شمارباشد، می‌توان كارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداكند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).

باتوجه داشت كه سیستم‌های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریكه سیستم‌های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم‌های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می‌كند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلكه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی كه دراین انتخاب به كار می‌رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینكه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی كه هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای كارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یك وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است.

امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیكی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می‌دهند. درمیان سرمایه‌های یك سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه‌های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است كه تمام امكانات فیزیكی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می‌شوند. اطلاعات ممكن است بصورت استراتژیكی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان كسب كند

یا زمینه‌های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی برای سازمان كسب كند یا زمینه‌های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یك سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد كند كه قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اكثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراكی فواید زیررا داراست:

كاهش كارهای تكراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده‌های دقیقتر، (زیراداده‌ها دریك محل نگهداری می‌شوند وفقط نیازاست كه روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری كه هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9،7)
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شركتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از 70 درصد شركتهای آمریكایی وكره ای یك طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشركتهای مكزیكی بیش از 90 درصد می‌باشد. بیش از 60 درصد شركتهای مكزیكی وبیش از 80 درصد شركتهای آمریكایی وكره ای شخصی به عنوان رئیس كاركنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).

سیستم‌های اطلاعاتی ورایانه‌ها
همانطور كه ذكرشد توسعه رایانه‌ها چه از بعدسخت افزاری وچه ازبعدنرم‌افزاری نقش بسزایی درتوسعه سیستمهای اطلاعاتی برای پردازش اطلاعات فراهم ساخت. برای بررسی چگونگی گسترش سیستم‌های اطلاعاتی بایدنسلهای ودوره‌های پیشرفت رایانه‌ها را بشناسیم:
بطوركلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی كرده اند:
سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخشهای الكترونیكی آن كه دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می‌گردد. این تقسیم بندی به شرح زیراست:
1-رایانه‌های نسل اول: دریچه‌های الكترونیكی (كه بیشترمكانیكی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
تحول رایانه ازیك نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است:

1-كوچك شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-كاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت كار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه‌های كاركردن آن.
به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند كه براساس مجتمع سازی با تراكم بسیار بالا (VLSI) شكل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می‌شود كه ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91). رایانه‌های امروزه پیشرفت كنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند كه قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.

امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند كه توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریك میلیون ثانیه دارا می‌باشند كه ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سكته تمامی مغزی وقلبی وژنتیك انسانی استفاده می‌شود.
مدارالكتریكی اصلی اكثرمیكرورایانه‌ها به شكل ذره ریزسیلیسیوم است كه ازناخن انگشت هم كوچكتراست. رایانه شخصی یك میكرورایانه است كه فقط توسط یك نفر، یا شاید چند نفری كه درهمان محل كار می‌كنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایانه‌های شخصی رادرهرمكان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای كوچك وحتی منازل می‌توان یافت.

دستگاههای منگنه كارت كه با اولین رایانه به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوك I درسال 1951 كارگذاشته شدواستقرار یونیوك I، توسط جنرال الكتریك درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود كه قابل ذكراست كه استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد. سیستم‌ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند. مینی رایانه‌ها وسپس میكرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند. امروزه یك سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یك رایانه‌ برآید (مك لوید1378،241،24،19).
اولین كاربرداصلی رایانه، پردازش داده‌های حسابداری بود آن كاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم‌های اطلاعات مدیریت، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم‌های دانش محور؛ همه این 5كاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشكیل می‌دهند.

روشی كه همه سیستم‌ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود. دراواخر دهه 1970 یك گرایش جدیدی كه بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد. این گرایش افزایش علاقه بعضی از كاربران درتوسعه كاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی كه به این گرایش اطلاق شد كاربا رایانه استفاده گرنهایی است. كاربرنهایی مترادف با كاربر می‌باشد باید درنظرداشته باشیم كه كاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت كم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.

رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وكوچك گذاشته است. دركشورهای كوچكتر، محدودیتهای دولتی كاربرد فن‌آوری راكند می‌كند. وقتی كه دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می‌تواند شكوفا می‌شود. ملل كوچك تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه كاربران بازارجهانی، توسعه داده اند. دراكثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می‌باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می‌كشند حال می‌خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم.

متخصصان اطلاعاتی
متخصص اطلاعات می‌توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند. وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می‌توانند برای درك آنها به استفاده گران كمك نمایند. درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم‌ها برای استفاده گران بود. متخصصین، دانش فنی را ارائه می‌كردند كه استفاده كنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش كارمتخصصین اطلاعات به شمار می‌رود. متخصصین، تمام سیستم‌های داده پردازی، طراحی‌های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم‌های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وكلیه سیستم‌های خبره رااجرا می‌نمایند (مك لوید 1378، 188)

متخصصان اطلاعاتی كه كارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبكه، برنامه‌نویس‌ها واپراتورها می‌باشند:
1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی كه با استفاده گر، كارمی كند تحلیل گر سیستم‌ها است. تحلیل گرسیستم‌ها به استفاده گر درشناساییی ودرك مساله كمك نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد. هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی كه بهترین حالت به نظر می‌رسد، پیشنهاد می‌گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم‌ها تصمیم گیری می‌كند (مك لوید1378-6-185). تحلیل گران سیستم‌ها درتعریف مسائل وآماده كردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی كمك رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته باید درنظرداشت كه كارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست. تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یك سیستم جدید یا كمبود یافته می‌باشد (Mcleod1998,194).

2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد كه شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است. هرموسسه ای دارای یك مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلكه دریك سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مك لوید 1378،187).

بطوركلی كارباكاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه‌های داده‌ای كه شامل داده‌های موردنیاز برای تولید اطلاعات كاربران می‌باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می‌باشد. یك پایگاه داده یك مجموعه یكپارچه از داده‌های رایانه‌ای است كه طوری سازماندهی وذخیره شده اند كه عمل بازیابی را تسهیل كند. این یكپارچگی منطقی ركوردهادرچندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می‌شود. دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده كاهش داده‌های

زاید ودستیابی به استقلال داده‌ها می‌باشند. داده‌های زاید به این معنی است كه داده‌های یكسان درچندپرونده ذخیره شوند. استقلال داده‌ها توانایی تغییردادن درساختار داده‌ها بدون تغییردربرنامه هایی كه داده‌ها راپردازش می‌كنند، می‌باشد. استقلال داده‌ها با جای دادن جزئیات داده‌ها درجداول وفرهنگهایی كه ازنظر فیزیكی از برنامه‌ها جداهستند، انجام می‌گیرد. وقتی كه شركتی از مفهوم پایگاه داه‌ها پیروی می‌كند سلسله مراتب داده‌ها چنین می‌شود:

پایگاه داده -پرونده(فایل)-سند(ركورد)-عنصرداده
نرم افزاری كه یكپارچگی منطقی رادرپرونده‌ها ایجاد وحفظ می‌كند چه بصورت آشكار یاپنهان، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می‌شود. نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده كه دریك ساختار سلسله مراتبی بكار می‌روند عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، آ بی بی ام (IBM) وسیستم 2000اینتل (Intel) موج دوم نوآوری درسیستم‌های مدیریت پایگاه داده براساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد واولین بسته به منظور ارائه به كاربران رایانه‌های اصلی (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سیستم داده‌ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراكل (Oracle) از شركت نرم افزاری ارتباطی، بوجود آمدند.

تقریباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهیه كنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته‌های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده درمقیاس كوچك برای بازار ریزرایانه‌ها كردند. درطول سالهای اخیر توسعه سیستم‌های مدیریت اطلاعات بربازار ریزرایانه‌ها متمركز شده وساختار ارتباطی رابكاربرده است. مایكروساخت اكسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریزرایانه می‌باشد.یك كاربرد پایگاه داده می‌تواند یك شخص یایك برنامه كاربردی باشد. شخص معمولاً پایگاه داده رااز طریق یك پایانه استفاده می‌كند واطلاعات داده‌ها رااز طریق یك زبان پرسش بازیابی می‌كند.

یك پرسش (query) تقاضای اطلاعات ازپایگاه داده وزبان پرسش یك زبان مخصوص كاربرپسند می‌باشدكه به رایانه امكان جواب به آن پرسش رافراهم می‌سازد. بطور كلی یك متخصص اطلاعاتی كه مسئولیت پایگاه داده رابه عهده داشته باشد مدیرپایگاه داده DBA نامیده می‌شود. وظایف DBA چهارحوزه برنامه‌ریزی، اجرا، اعمال وامنیت پایگاه داده می‌باشد (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبكه: مدیر شبكه، مدیركارشناس درزمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنیاز را پیشنهاد می‌دهد. مدیر شبكه، اجراونگهداری سیستم‌ها را نیز هدایت می‌كند. متخصصان شبكه با تحلیل‌گران سیستم‌ها وكاربران، برای تأسیس شبكه ارتباطات داده‌ها كه منابع رایانه‌ای گسترده سازمان رابه هم وصل می‌كند، كارمی كنند. مهارتهای متخصصان شبكه، تركیبی از زمینه‌های رایانه‌ وارتباط ازراه دور می‌باشد.

همه وسایل ارتباطی ورایانه‌ی متصل به هم یك شبكه نامیده می‌شوند. یك شبكه اساسی شامل یك پایانه ویك رایانه‌ای كه توانایی فرستادن ودریافت راداشته باشد؛ مودم هایی كه پیامها رااز حالت آنالوگ به دیجیتال واز دیجیتال به آنالوگ تبدیل كنندویك مداری كه یك یا چندین كانال رافراهم می‌آورد، می‌باشد. انواع اصلی شبكه عبارتند از WAN برای شبكه گسترده، LAN برای شبكه محلی وMAN برای شبكه‌های كلان‌شهرمی باشند. پیكربندی معمولی سخت‌افزارهای ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند. 5 نوع پایانه اصلی وجود دارند صفحه كلید،

تلفن دكمه ای (شستی) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده‌ها وپایانه هایی برای اهداف خاص، واحدهای كنترل خوشه ای، چندین پایانه رادریك محل كنترل می‌كنند. مودمها به جز مواردی كه از تلفن دكمه ای به عنوان پایانه استفاده می‌شود، همیشه موردنیازند. شبكه‌ها برای اشتراك زمانی، پردازش توزیع شده، یا ارتباط رایانه‌ای مراجع/سرور (خدمتگر) بكاربرده می‌شوند. یك شبكه اشتراك زمانی فقط شامل یك رایانه ویك شبكه پردازش توزیع شده شامل بیش ازیك رایانه می‌باشند. یك شبكه مراجع/سرور امكان انجام كاربه صورت محلی مركزی رامی دهد. همه دستورات ونمونه هامی توانند از سرور به مراجعان تغییرجهت دهند.

اماقسمتی از مدیریت داده‌ها همیشه در سرور باقی می‌ماند. نوع جدیدی از شبكه‌ها باآمدن اینترنت رایج شده است كه بنام اینترانت معروف می‌باشد. به طوری كه اینترنتی كه بصورت داخلی اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الكترونیكی برای اعضا راقابل دسترسی سازد وامكان دسترسی پایگاههای داده وگروههای كاری رافراهم كند، اینترانت نامیده می‌شود (Mcleod 1998,21,301-302).

4-برنامه نویس ها:برنامه نویس شخصی است كه مستندات تحلیل گر سیستم‌ها رابه عنوان یك راهنما به كارگرفته ودستورات برنامه كه باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می‌شود را تهیه می‌نماید (مك لوید 78، 186). اكثر شركتها كه از رایانه‌های بزرگتر استفاده می‌كنند،كارمندان متخصص اطلاعاتی دارند. اكثر این متخصصان درواحدهای خدمات اطلاعاتی هستند امابیشتر آنها درقسمت كاربران می‌باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم‌های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص شركت می‌باشد.

محصول تلاشهای آنهایك كتابخانه نرم‌افزاری از برنامه‌های معمول درشركت می‌باشد كه به این كار،كاربرنامه نویسی می‌گویند كه نرم افزار خاص برای رفع نیازهای خاص شركت كه ممكن است دردیگر نرم افزارهای ازپیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می‌كنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهای ازپیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای خاص برای یك شركت خاص می‌باشد.

5-اپراتورها: تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم وریزرایانه‌ها رااداره می‌كنند. اپراتورها، تجهیزات راكنترل می‌كنند، برگه‌های كاغذی چاپگرها راعوض می‌كنند، كتابخانه‌های نوار ودیسكها رامدیریت كرد. بعضی وظایف مشابه راانجام می‌دهند.
كاربرد سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور
همانطور كه قبلاً ذكرشد كاربرد سیستم‌های اطلاعاتی رایانه‌محور امروز درپنج محیط می‌باشد پردازش داده‌های حسابداری، سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS،سیستم‌های پشتیبانی تصمیم، اداره مجازی وسیستم‌های دانش محور. پردازش داده‌های حسابداری ازاولین كاربردهای رایانه وسیستم‌های اطلاعاتی بود.چهاركاربرد ذیل زمینه اینفوكراسی رادر جامعه تدارك می‌بینند:
سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS

دربخش‌های قبل نكاتی درباره نگرش سیستمی، سیستم، سیستم‌های اطلاعاتی آمد. سیستمی كه كنترل وبازسازی اطلاعات رااز دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی كه باسازماندهی وانتخاب داده‌ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وكنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می‌شود. مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصمیمات آنان براساس داده‌های مرتبط وبا موضوع تصمیم است. درگذشته منابع اطلاعاتی آنان اتفاقی وغیرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق ویا مرئوسین وسایر پرسنل سازمان تامین می‌شد.

كه عدم اطمینان واتكاء به صحت اطلاعات راتشدید می‌كرد زیرا افراد اطلاعات رابا افزایش ویا كاهش به مقامات ومسئولین منتقل می‌كردند. لذااطمینانی ازدرستی آن نبود. تجهیزمدیریت به یك سیستم اطلاعاتی صحیح ومطمئن كه توانایی مدیریت رادراتخاذ تصمیم برنامه ریزی وكنترل سازمان یاری دهد دارای یك روند تاریخی است واین سیر تاریخی بامفاهیم دفترداری دوبل كه توسط پروز لوكاپاكلیلی LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گردید. سیستم‌های اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حركت خودادامه دادوشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود. باتوسعه رایانه‌های باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تكامل وكاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت كه حاصل آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:
1-مدیریت متمركز وتكیه برمحورهای تمركز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته

2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وكنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتكیه بركنترل وسیستم‌های اطلاعاتی مدیریت كنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می‌شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وكاهش حدس وگمان درحل مشكلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تكامل داده‌های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات وسیستم.

لینک کمکی